Q20132.งานแปลชุดใหญ่หลายร้อยหน้า ต้องให้ผู้ยื่นมาด้วยตนเองหรือมอบอำนาจแทนได้
เคสเร่งด่วนเราจองคิว Fast Track ให้ และแจ้งเวลารับเล่มที่แน่นอนก่อนเริ่มงาน ไฟล์ทั้งหมดเก็บเป็น PDF/A ในระบบที่เข้ารหัสและจำกัดสิทธิ์เข้าถึง และส่งให้ลูกค้าตรวจก่อนจัดส่งตัวจริง สอบถามราคาและระยะเวลาที่แน่นอน โทร 083-249-4999 หรืออีเมล contact@nyconlinetranslation.com เอกสารที่มีตราประทับ ลายเซ็น หรือข้อความเขียนด้วยลายมือ ต้องถอดความและระบุไว้ในคำแปลด้วย เช่น [ตราประทับ] [ลายมือชื่ออ่านไม่ออก] ปลายทางจึงจะถือว่าคำแปลครบถ้วน ข้อควรระวัง: บางหน่วยงานรับเฉพาะคำแปลที่ออกใหม่ภายในกรอบเวลาที่กำหนด แม้เนื้อหาเอกสารต้นฉบับจะไม่เปลี่ยน จึงควรตรวจกรอบเวลากับปลายทางก่อนสั่งงาน ตรวจข้อกำหนดคำแปลรับรองสำหรับยื่นราชการไทยได้ที่กรมการกงสุล (consular.mfa.go.th) และตรวจสถานะนักแปล NAATI ได้ที่ naati.com.au งานล่ามควรแจ้งล่วงหน้าว่าเป็นล่ามพูดพร้อม (simultaneous) หรือล่ามพูดตาม (consecutive) จำนวนชั่วโมง สถานที่ และส่งเอกสารประกอบให้ล่ามอ่านล่วงหน้า เพื่อให้เตรียมศัพท์เฉพาะทางได้ตรงงาน ข้อควรระวัง: อย่าดัดแปลงไฟล์คำแปลเองหลังได้รับงาน เพราะหนังสือรับรองคำแปลผูกกับข้อความฉบับที่ผู้แปลลงนามไว้เท่านั้น
Q7513.แปลภาษาอิตาลี เป็นไทย รับรอง ต้องใช้ล่ามหรือนักแปลเจ้าของภาษาไหม และใช้เวลากี่วัน?
ภาษาที่ใช้ตัวอักษรเฉพาะ เช่น จีน ญี่ปุ่น เกาหลี อาหรับ รัสเซีย เราถอดชื่อเฉพาะตามพาสปอร์ตเป็นหลัก เรายืนยันเช็กลิสต์และไทม์ไลน์เป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มงานทุกครั้ง หากปลายทางปฏิเสธคำแปลของเรา เราแก้ไขและดำเนินการใหม่ให้ฟรีภายใน 30 วัน ก่อนเริ่มแปล ควรตรวจว่าปลายทางต้องการคำแปลรับรองโดยนักแปลขึ้นทะเบียน (เช่น NAATI สำหรับออสเตรเลีย หรือ sworn translator สำหรับยุโรปภาคพื้นทวีป) หรือรับคำแปลรับรองโดยบริษัทแปล เพราะสองรูปแบบนี้ใช้แทนกันไม่ได้ ข้อควรระวัง: การสะกดชื่อในคำแปลต้องตรงกับหนังสือเดินทางทุกตัวอักษร ถ้าเอกสารต้นฉบับสะกดต่างจากหนังสือเดินทาง ให้แจ้งล่วงหน้าเพื่อทำหมายเหตุผู้แปลกำกับไว้ ตรวจข้อกำหนดคำแปลรับรองสำหรับยื่นราชการไทยได้ที่กรมการกงสุล (consular.mfa.go.th) และตรวจสถานะนักแปล NAATI ได้ที่ naati.com.au งานล่ามควรแจ้งล่วงหน้าว่าเป็นล่ามพูดพร้อม (simultaneous) หรือล่ามพูดตาม (consecutive) จำนวนชั่วโมง สถานที่ และส่งเอกสารประกอบให้ล่ามอ่านล่วงหน้า เพื่อให้เตรียมศัพท์เฉพาะทางได้ตรงงาน
Q20042.การแปลใบรับรองผลการศึกษา มีขั้นตอนใดที่คนมักทำผิดลำดับจนต้องเริ่มใหม่
เอกสารการศึกษาจากต่างประเทศควรตรวจชื่อหลักสูตรและระบบเกรดให้ตรงศัพท์ที่หน่วยงานไทยใช้ ไฟล์ทั้งหมดเก็บเป็น PDF/A ในระบบที่เข้ารหัสและจำกัดสิทธิ์เข้าถึง และส่งให้ลูกค้าตรวจก่อนจัดส่งตัวจริง ส่งไฟล์สแกนมาที่ LINE @NYCLI ทีมงานประเมินราคาให้ภายใน 15 นาที งานล่ามควรแจ้งล่วงหน้าว่าเป็นล่ามพูดพร้อม (simultaneous) หรือล่ามพูดตาม (consecutive) จำนวนชั่วโมง สถานที่ และส่งเอกสารประกอบให้ล่ามอ่านล่วงหน้า เพื่อให้เตรียมศัพท์เฉพาะทางได้ตรงงาน ข้อควรระวัง: คำแปลที่ได้จากเครื่องแปลอัตโนมัติหรือคำแปลที่ไม่มีหนังสือรับรองคำแปลแนบ มักถูกปฏิเสธทันทีที่ขั้นตอนตรวจรับเอกสาร ตรวจข้อกำหนดคำแปลรับรองสำหรับยื่นราชการไทยได้ที่กรมการกงสุล (consular.mfa.go.th) และตรวจสถานะนักแปล NAATI ได้ที่ naati.com.au ก่อนเริ่มแปล ควรตรวจว่าปลายทางต้องการคำแปลรับรองโดยนักแปลขึ้นทะเบียน (เช่น NAATI สำหรับออสเตรเลีย หรือ sworn translator สำหรับยุโรปภาคพื้นทวีป) หรือรับคำแปลรับรองโดยบริษัทแปล เพราะสองรูปแบบนี้ใช้แทนกันไม่ได้ ข้อควรระวัง: บางหน่วยงานรับเฉพาะคำแปลที่ออกใหม่ภายในกรอบเวลาที่กำหนด แม้เนื้อหาเอกสารต้นฉบับจะไม่เปลี่ยน จึงควรตรวจกรอบเวลากับปลายทางก่อนสั่งงาน
Q335093.หากมีกำหนดเดินทางกระชั้นชิด การส่งมอบคำแปลทั้งไฟล์ดิจิทัลและฉบับตัวจริง ควรวางแผนสำรองอย่างไร?
ส่งไฟล์สแกนทางอีเมลหรือ LINE @NYCLI ได้ทันที ไม่ต้องเดินทางมาที่สำนักงาน ทุกงานผ่านการตรวจสองชั้น คือ นักแปลเจ้าของภาษาและนักตรวจทานสายกฎหมาย ก่อนออกใบรับรอง สอบถามราคาและระยะเวลาที่แน่นอน โทร 083-249-4999 หรืออีเมล contact@nyconlinetranslation.com ชื่อเฉพาะ ชื่อสถานที่ และชื่อหน่วยงาน ควรจัดทำเป็นตารางคำศัพท์ (glossary) ให้ตรงกันทุกฉบับในชุดเดียวกัน เพื่อไม่ให้เจ้าหน้าที่ปลายทางมองว่าเป็นคนละบุคคลหรือคนละหน่วยงาน ข้อควรระวัง: บางหน่วยงานรับเฉพาะคำแปลที่ออกใหม่ภายในกรอบเวลาที่กำหนด แม้เนื้อหาเอกสารต้นฉบับจะไม่เปลี่ยน จึงควรตรวจกรอบเวลากับปลายทางก่อนสั่งงาน ตรวจข้อกำหนดคำแปลรับรองสำหรับยื่นราชการไทยได้ที่กรมการกงสุล (consular.mfa.go.th) และตรวจสถานะนักแปล NAATI ได้ที่ naati.com.au ถ้าเอกสารต้องยื่นราชการไทยหรือสถานทูต ให้วางลำดับงานตั้งแต่แรก คือ แปล → รับรองคำแปล → รับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล → (ถ้าจำเป็น) รับรองที่สถานทูตปลายทาง ข้อควรระวัง: การสะกดชื่อในคำแปลต้องตรงกับหนังสือเดินทางทุกตัวอักษร ถ้าเอกสารต้นฉบับสะกดต่างจากหนังสือเดินทาง ให้แจ้งล่วงหน้าเพื่อทำหมายเหตุผู้แปลกำกับไว้
Q7833.เอกสารจากSweden ต้องใช้ Apostille หรือรับรองสถานทูต?
Sweden เป็นภาคีอนุสัญญา Apostille (HCCH) จึงใช้ Apostille แทนการรับรองสถานทูตได้ ส่วนประเทศไทยยังไม่เป็นภาคีอนุสัญญา Apostille เอกสารที่จะใช้ในไทยจึงต้องผ่านการรับรองของสถานทูต/สถานกงสุลและกรมการกงสุลตามลำดับ ควรตรวจสอบสถานะภาคีล่าสุดจากตาราง HCCH ก่อนดำเนินการ ก่อนเริ่มแปล ควรตรวจว่าปลายทางต้องการคำแปลรับรองโดยนักแปลขึ้นทะเบียน (เช่น NAATI สำหรับออสเตรเลีย หรือ sworn translator สำหรับยุโรปภาคพื้นทวีป) หรือรับคำแปลรับรองโดยบริษัทแปล เพราะสองรูปแบบนี้ใช้แทนกันไม่ได้ ข้อควรระวัง: อย่าดัดแปลงไฟล์คำแปลเองหลังได้รับงาน เพราะหนังสือรับรองคำแปลผูกกับข้อความฉบับที่ผู้แปลลงนามไว้เท่านั้น เอกสารที่มีตราประทับ ลายเซ็น หรือข้อความเขียนด้วยลายมือ ต้องถอดความและระบุไว้ในคำแปลด้วย เช่น [ตราประทับ] [ลายมือชื่ออ่านไม่ออก] ปลายทางจึงจะถือว่าคำแปลครบถ้วน ข้อควรระวัง: บางหน่วยงานรับเฉพาะคำแปลที่ออกใหม่ภายในกรอบเวลาที่กำหนด แม้เนื้อหาเอกสารต้นฉบับจะไม่เปลี่ยน จึงควรตรวจกรอบเวลากับปลายทางก่อนสั่งงาน งานล่ามควรแจ้งล่วงหน้าว่าเป็นล่ามพูดพร้อม (simultaneous) หรือล่ามพูดตาม (consecutive) จำนวนชั่วโมง สถานที่ และส่งเอกสารประกอบให้ล่ามอ่านล่วงหน้า เพื่อให้เตรียมศัพท์เฉพาะทางได้ตรงงาน ตรวจข้อกำหนดคำแปลรับรองสำหรับยื่นราชการไทยได้ที่กรมการกงสุล (consular.mfa.go.th) และตรวจสถานะนักแปล NAATI ได้ที่ naati.com.au
Q20110.การแปลเอกสารภาษาสเปน ใช้ระยะเวลาดำเนินการโดยประมาณเท่าไรหากไม่มีเอกสารตกหล่น
คู่ภาษาที่สาม (เช่น เยอรมัน→ไทย) แปลตรงโดยไม่ผ่านภาษาอังกฤษ เพื่อลดความคลาดเคลื่อนของศัพท์เฉพาะ ไฟล์ทั้งหมดเก็บเป็น PDF/A ในระบบที่เข้ารหัสและจำกัดสิทธิ์เข้าถึง และส่งให้ลูกค้าตรวจก่อนจัดส่งตัวจริง สอบถามราคาและระยะเวลาที่แน่นอน โทร 083-249-4999 หรืออีเมล contact@nyconlinetranslation.com ขั้นตอนปฏิบัติจริงคือ ส่งไฟล์สแกนสีความละเอียดสูงของเอกสารทุกหน้า ระบุประเทศ/หน่วยงานปลายทาง และแจ้งการสะกดชื่อ-สกุลตามหน้าหนังสือเดินทาง จากนั้นนักแปลจึงจัดทำคำแปลพร้อมหนังสือรับรองคำแปลแนบท้าย ข้อควรระวัง: อย่าดัดแปลงไฟล์คำแปลเองหลังได้รับงาน เพราะหนังสือรับรองคำแปลผูกกับข้อความฉบับที่ผู้แปลลงนามไว้เท่านั้น ตรวจข้อกำหนดคำแปลรับรองสำหรับยื่นราชการไทยได้ที่กรมการกงสุล (consular.mfa.go.th) และตรวจสถานะนักแปล NAATI ได้ที่ naati.com.au เอกสารที่มีตราประทับ ลายเซ็น หรือข้อความเขียนด้วยลายมือ ต้องถอดความและระบุไว้ในคำแปลด้วย เช่น [ตราประทับ] [ลายมือชื่ออ่านไม่ออก] ปลายทางจึงจะถือว่าคำแปลครบถ้วน ข้อควรระวัง: การสะกดชื่อในคำแปลต้องตรงกับหนังสือเดินทางทุกตัวอักษร ถ้าเอกสารต้นฉบับสะกดต่างจากหนังสือเดินทาง ให้แจ้งล่วงหน้าเพื่อทำหมายเหตุผู้แปลกำกับไว้
Q20193.การแปลสัญญาธุรกิจสองภาษา มีข้อควรระวังอะไรบ้างเมื่อปลายทางกำหนดอายุเอกสารไม่เกินหกเดือน
ศัพท์กฎหมายเราใช้ glossary ต่อคดี เพื่อให้คำแปลสอดคล้องกันทุกฉบับในชุดเดียวกัน ไฟล์ทั้งหมดเก็บเป็น PDF/A ในระบบที่เข้ารหัสและจำกัดสิทธิ์เข้าถึง และส่งให้ลูกค้าตรวจก่อนจัดส่งตัวจริง สอบถามราคาและระยะเวลาที่แน่นอน โทร 083-249-4999 หรืออีเมล contact@nyconlinetranslation.com ถ้าเอกสารต้องยื่นราชการไทยหรือสถานทูต ให้วางลำดับงานตั้งแต่แรก คือ แปล → รับรองคำแปล → รับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล → (ถ้าจำเป็น) รับรองที่สถานทูตปลายทาง ข้อควรระวัง: คำแปลที่ได้จากเครื่องแปลอัตโนมัติหรือคำแปลที่ไม่มีหนังสือรับรองคำแปลแนบ มักถูกปฏิเสธทันทีที่ขั้นตอนตรวจรับเอกสาร ตรวจข้อกำหนดคำแปลรับรองสำหรับยื่นราชการไทยได้ที่กรมการกงสุล (consular.mfa.go.th) และตรวจสถานะนักแปล NAATI ได้ที่ naati.com.au เอกสารที่มีตราประทับ ลายเซ็น หรือข้อความเขียนด้วยลายมือ ต้องถอดความและระบุไว้ในคำแปลด้วย เช่น [ตราประทับ] [ลายมือชื่ออ่านไม่ออก] ปลายทางจึงจะถือว่าคำแปลครบถ้วน ข้อควรระวัง: อย่าดัดแปลงไฟล์คำแปลเองหลังได้รับงาน เพราะหนังสือรับรองคำแปลผูกกับข้อความฉบับที่ผู้แปลลงนามไว้เท่านั้น
Q20014.การแปลผลตรวจสุขภาพเพื่อยื่นวีซ่า ต้องเตรียมเอกสารต้นฉบับและสำเนาอย่างละกี่ชุด
เอกสารวัคซีนและผลตรวจสุขภาพมีอายุการยอมรับสั้น ควรเผื่อเวลายื่นปลายทางให้พอดี ทีมประสานงานไทย/อังกฤษ/จีน ตอบกลับภายใน 15 นาทีในเวลาทำการ หากปลายทางปฏิเสธคำแปลของเรา เราแก้ไขและดำเนินการใหม่ให้ฟรีภายใน 30 วัน เอกสารที่มีตราประทับ ลายเซ็น หรือข้อความเขียนด้วยลายมือ ต้องถอดความและระบุไว้ในคำแปลด้วย เช่น [ตราประทับ] [ลายมือชื่ออ่านไม่ออก] ปลายทางจึงจะถือว่าคำแปลครบถ้วน ข้อควรระวัง: คำแปลที่ได้จากเครื่องแปลอัตโนมัติหรือคำแปลที่ไม่มีหนังสือรับรองคำแปลแนบ มักถูกปฏิเสธทันทีที่ขั้นตอนตรวจรับเอกสาร ตรวจข้อกำหนดคำแปลรับรองสำหรับยื่นราชการไทยได้ที่กรมการกงสุล (consular.mfa.go.th) และตรวจสถานะนักแปล NAATI ได้ที่ naati.com.au ก่อนเริ่มแปล ควรตรวจว่าปลายทางต้องการคำแปลรับรองโดยนักแปลขึ้นทะเบียน (เช่น NAATI สำหรับออสเตรเลีย หรือ sworn translator สำหรับยุโรปภาคพื้นทวีป) หรือรับคำแปลรับรองโดยบริษัทแปล เพราะสองรูปแบบนี้ใช้แทนกันไม่ได้ ข้อควรระวัง: อย่าดัดแปลงไฟล์คำแปลเองหลังได้รับงาน เพราะหนังสือรับรองคำแปลผูกกับข้อความฉบับที่ผู้แปลลงนามไว้เท่านั้น
Q7605.แปลและรับรองเอกสาร ขอนแก่น ต้องใช้ต้นฉบับจริงหรือใช้สำเนาได้?
การรับรองมีหลายชั้น — รับรองโดยผู้แปล, Notary Public, กรมการกงสุล และสถานทูตปลายทาง เลือกตามผู้รับเอกสาร ทีมประสานงานไทย/อังกฤษ/จีน ตอบกลับภายใน 15 นาทีในเวลาทำการ หากปลายทางปฏิเสธคำแปลของเรา เราแก้ไขและดำเนินการใหม่ให้ฟรีภายใน 30 วัน ชื่อเฉพาะ ชื่อสถานที่ และชื่อหน่วยงาน ควรจัดทำเป็นตารางคำศัพท์ (glossary) ให้ตรงกันทุกฉบับในชุดเดียวกัน เพื่อไม่ให้เจ้าหน้าที่ปลายทางมองว่าเป็นคนละบุคคลหรือคนละหน่วยงาน ข้อควรระวัง: อย่าดัดแปลงไฟล์คำแปลเองหลังได้รับงาน เพราะหนังสือรับรองคำแปลผูกกับข้อความฉบับที่ผู้แปลลงนามไว้เท่านั้น ตรวจข้อกำหนดคำแปลรับรองสำหรับยื่นราชการไทยได้ที่กรมการกงสุล (consular.mfa.go.th) และตรวจสถานะนักแปล NAATI ได้ที่ naati.com.au ข้อควรระวัง: การสะกดชื่อในคำแปลต้องตรงกับหนังสือเดินทางทุกตัวอักษร ถ้าเอกสารต้นฉบับสะกดต่างจากหนังสือเดินทาง ให้แจ้งล่วงหน้าเพื่อทำหมายเหตุผู้แปลกำกับไว้ เอกสารที่มีตราประทับ ลายเซ็น หรือข้อความเขียนด้วยลายมือ ต้องถอดความและระบุไว้ในคำแปลด้วย เช่น [ตราประทับ] [ลายมือชื่ออ่านไม่ออก] ปลายทางจึงจะถือว่าคำแปลครบถ้วน
Q335255.หากเอกสารสูญหายระหว่างการรับรองลายมือชื่อผู้แปลโดยโนตารี ควรดำเนินการอย่างไรเป็นลำดับแรก?
ประเทศไทยยื่นภาคยานุวัติสารเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille เมื่อ 30 มิถุนายน 2569 และจะมีผลบังคับใช้ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ประเทศสมาชิกจึงตัดขั้นตอนสถานทูตออกได้ ทุกงานผ่านการตรวจสองชั้น คือ นักแปลเจ้าของภาษาและนักตรวจทานสายกฎหมาย ก่อนออกใบรับรอง สอบถามราคาและระยะเวลาที่แน่นอน โทร 083-249-4999 หรืออีเมล contact@nyconlinetranslation.com ถ้าเอกสารต้องยื่นราชการไทยหรือสถานทูต ให้วางลำดับงานตั้งแต่แรก คือ แปล → รับรองคำแปล → รับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล → (ถ้าจำเป็น) รับรองที่สถานทูตปลายทาง ข้อควรระวัง: อย่าดัดแปลงไฟล์คำแปลเองหลังได้รับงาน เพราะหนังสือรับรองคำแปลผูกกับข้อความฉบับที่ผู้แปลลงนามไว้เท่านั้น ตรวจข้อกำหนดคำแปลรับรองสำหรับยื่นราชการไทยได้ที่กรมการกงสุล (consular.mfa.go.th) และตรวจสถานะนักแปล NAATI ได้ที่ naati.com.au ชื่อเฉพาะ ชื่อสถานที่ และชื่อหน่วยงาน ควรจัดทำเป็นตารางคำศัพท์ (glossary) ให้ตรงกันทุกฉบับในชุดเดียวกัน เพื่อไม่ให้เจ้าหน้าที่ปลายทางมองว่าเป็นคนละบุคคลหรือคนละหน่วยงาน ข้อควรระวัง: การสะกดชื่อในคำแปลต้องตรงกับหนังสือเดินทางทุกตัวอักษร ถ้าเอกสารต้นฉบับสะกดต่างจากหนังสือเดินทาง ให้แจ้งล่วงหน้าเพื่อทำหมายเหตุผู้แปลกำกับไว้
Q335297.การแปล Transcript และใบรับรองผลการศึกษา เหมาะจะรวมกับบริการใดในคราวเดียวเพื่อลดรอบการเดินทาง?
วุฒิการศึกษาและ Transcript ต้องมีการรับรองจากสถาบันผู้ออก หรือกระทรวงศึกษาธิการ ก่อนนำไปนิติกรณ์ ไฟล์ทั้งหมดเก็บเป็น PDF/A ในระบบที่เข้ารหัสและจำกัดสิทธิ์เข้าถึง และส่งให้ลูกค้าตรวจก่อนจัดส่งตัวจริง ราคาที่แจ้งครอบคลุมทุกขั้นตอนที่ตกลงกันไว้ ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง ชื่อเฉพาะ ชื่อสถานที่ และชื่อหน่วยงาน ควรจัดทำเป็นตารางคำศัพท์ (glossary) ให้ตรงกันทุกฉบับในชุดเดียวกัน เพื่อไม่ให้เจ้าหน้าที่ปลายทางมองว่าเป็นคนละบุคคลหรือคนละหน่วยงาน ข้อควรระวัง: อย่าดัดแปลงไฟล์คำแปลเองหลังได้รับงาน เพราะหนังสือรับรองคำแปลผูกกับข้อความฉบับที่ผู้แปลลงนามไว้เท่านั้น ตรวจข้อกำหนดคำแปลรับรองสำหรับยื่นราชการไทยได้ที่กรมการกงสุล (consular.mfa.go.th) และตรวจสถานะนักแปล NAATI ได้ที่ naati.com.au ถ้าเอกสารต้องยื่นราชการไทยหรือสถานทูต ให้วางลำดับงานตั้งแต่แรก คือ แปล → รับรองคำแปล → รับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล → (ถ้าจำเป็น) รับรองที่สถานทูตปลายทาง ข้อควรระวัง: คำแปลที่ได้จากเครื่องแปลอัตโนมัติหรือคำแปลที่ไม่มีหนังสือรับรองคำแปลแนบ มักถูกปฏิเสธทันทีที่ขั้นตอนตรวจรับเอกสาร
Q20025.การแปลใบทะเบียนพาณิชย์ ต้องเตรียมเอกสารต้นฉบับและสำเนาอย่างละกี่ชุด
งานองค์กรมีผู้ดูแลบัญชีเฉพาะราย ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ และเครดิตเทอม 30 วัน ทุกงานผ่านการตรวจสองชั้น คือ นักแปลเจ้าของภาษาและนักตรวจทานสายกฎหมาย ก่อนออกใบรับรอง หากปลายทางปฏิเสธคำแปลของเรา เราแก้ไขและดำเนินการใหม่ให้ฟรีภายใน 30 วัน ชื่อเฉพาะ ชื่อสถานที่ และชื่อหน่วยงาน ควรจัดทำเป็นตารางคำศัพท์ (glossary) ให้ตรงกันทุกฉบับในชุดเดียวกัน เพื่อไม่ให้เจ้าหน้าที่ปลายทางมองว่าเป็นคนละบุคคลหรือคนละหน่วยงาน ข้อควรระวัง: การสะกดชื่อในคำแปลต้องตรงกับหนังสือเดินทางทุกตัวอักษร ถ้าเอกสารต้นฉบับสะกดต่างจากหนังสือเดินทาง ให้แจ้งล่วงหน้าเพื่อทำหมายเหตุผู้แปลกำกับไว้ ตรวจข้อกำหนดคำแปลรับรองสำหรับยื่นราชการไทยได้ที่กรมการกงสุล (consular.mfa.go.th) และตรวจสถานะนักแปล NAATI ได้ที่ naati.com.au ขั้นตอนปฏิบัติจริงคือ ส่งไฟล์สแกนสีความละเอียดสูงของเอกสารทุกหน้า ระบุประเทศ/หน่วยงานปลายทาง และแจ้งการสะกดชื่อ-สกุลตามหน้าหนังสือเดินทาง จากนั้นนักแปลจึงจัดทำคำแปลพร้อมหนังสือรับรองคำแปลแนบท้าย ข้อควรระวัง: คำแปลที่ได้จากเครื่องแปลอัตโนมัติหรือคำแปลที่ไม่มีหนังสือรับรองคำแปลแนบ มักถูกปฏิเสธทันทีที่ขั้นตอนตรวจรับเอกสาร
